1. Inleiding

WAIMAKERS ("wij," "ons," of "onze") hecht groot belang aan de bescherming van de privacy van onze gebruikers en klanten. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij informatie over u verzamelen, gebruiken en openbaar maken wanneer u gebruik maakt van onze website waimakers.com, onze diensten afneemt of anderszins contact met ons heeft.

Als boutiqueconsultancy gespecialiseerd in AI-transformatie begrijpen wij het belang van gegevensbescherming. Wij voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming.

2. Wie Wij Zijn

Wij zijn WAIMAKERS B.V. (handelend onder de naam WAIMAKERS), een boutiqueconsultancy gericht op AI-transformatie voor bedrijven.

Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:

KVK-nummer: 91822416
Adres: Joop Geesinkweg 201-224, 1114 AB Amsterdam, Nederland
Contact: admin@waimakers.com
Telefoon: +31 6 20 08 67 83

3. Welke Informatie Wij Verzamelen

3.1 Informatie Die U Aan Ons Verstrekt

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen die u rechtstreeks aan ons verstrekt:

Identificatiegegevens: naam, functietitel, bedrijfsnaam
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, zakelijk adres
Professionele gegevens: informatie over uw bedrijfsbehoeften, branche en vereisten
Communicatiegegevens: informatie uit uw communicatie met ons, waaronder e-mails, vergaderingsverslagen en overige correspondentie
Dienstverleningsgegevens: informatie die noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten aan u

3.2 Automatisch Verzamelde Informatie

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij automatisch:

Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, tijdzone-instelling en locatie, browserplug-intypes en -versies, besturingssysteem en platform, en overige technische identificatoren van de apparaten die u gebruikt
Gebruiksgegevens: informatie over hoe u onze website gebruikt, waaronder paginaweergaven, bestede tijd per pagina, navigatiepaden en interactie met inhoud
Apparaatgegevens: informatie over het apparaat waarmee u onze website bezoekt

3.3 Informatie Van Derden

Wij kunnen informatie over u ontvangen van derden, waaronder:

Zakelijke partners
Dienstverleners
Openbare databases
Sociale-mediaplatforms, indien u via die kanalen contact met ons opneemt

4. Hoe Wij Informatie Gebruiken

Wij gebruiken uw informatie voor de volgende doeleinden:

4.1 Voor het Verlenen van Onze Diensten

Voor het leveren van advies- en implementatiediensten op het gebied van AI-transformatie
Voor communicatie met u over onze diensten
Voor het beantwoorden van uw vragen en verzoeken
Voor het onderhouden van onze klantrelatie

4.2 Voor Gerechtvaardigde Bedrijfsbelangen

Voor het verbeteren en optimaliseren van onze website en diensten
Voor het analyseren van gebruikspatronen en -trends
Voor het beschermen van de veiligheid en integriteit van onze diensten
Voor het ontwikkelen van nieuwe producten, diensten en zakelijke kansen
Voor het efficiënter verwerken van communicatie met behulp van AI-tools (nader beschreven in Artikel 8)

4.3 Voor Marketingdoeleinden (met toestemming)

Voor het toezenden van updates over onze diensten, branche-inzichten en evenementen
Voor het aanbieden van gepersonaliseerde inhoud en aanbevelingen

4.4 Voor het Nakomen van Wettelijke Verplichtingen

Voor het voldoen aan wettelijke, regelgevende en contractuele vereisten
Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen

5. Rechtsgrondslag voor Verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de nakoming van onze contractuele verplichtingen jegens u
Gerechtvaardigde belangen: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, mits deze belangen niet worden overschaduwd door uw rechten. Dit omvat:
- Het verwerken van e-mailcommunicatie en overige correspondentie met behulp van AI-tools ter verbetering van efficiëntie en antwoordkwaliteit
- Het onderhouden en verbeteren van onze diensten
- Bedrijfsontwikkeling en relatiebeheer
Toestemming: wanneer u ons uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw gegevens voor specifieke doeleinden
Wettelijke verplichting: wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting

Wanneer u als potentiële klant of zakelijk contact contact met ons opneemt, baseren wij de verwerking van uw communicatie doorgaans op gerechtvaardigde belangen, inclusief het gebruik van AI-assistentie om u effectief van dienst te kunnen zijn.

Onze afweging van gerechtvaardigd belang. Voordat wij ons beroepen op gerechtvaardigd belang voor AI-ondersteunde verwerking, hebben wij de volgende afweging gemaakt: (a) Doel — efficiënte, kwalitatief hoogwaardige zakelijke communicatie en dienstverlening aan u; (b) Noodzakelijkheid — AI-assistentie levert een wezenlijke verbetering op in snelheid, nauwkeurigheid en consistentie die met handmatige verwerking niet redelijkerwijs te realiseren is; (c) Belangenafweging — wij beperken AI-gebruik tot B2B-zakelijke contacten, verwerken uitsluitend via leveranciers waarvan de gebruiksvoorwaarden en/of verwerkersovereenkomst modeltraining op uw gegevens verbieden, houden een mens in the loop bij alle uitgaande communicatie en CRM-updates, en bieden een eenvoudig recht van bezwaar. Een samenvatting van de Legitimate Interest Assessment (LIA) is op verzoek beschikbaar via admin@waimakers.com.

6. Gegevensdeling en Openbaarmaking

Wij kunnen uw informatie delen met:

6.1 Sub-verwerkers Die Wij Gebruiken

Wij delen informatie met de volgende primaire verwerkers en dienstverleners die ons helpen bij de bedrijfsvoering, het beheer van de website en de levering van onze diensten. Waar deze leveranciers persoonsgegevens namens ons verwerken, baseren wij ons op passende verwerkersovereenkomsten of gegevensbeschermingsvoorwaarden, die separaat ondertekend kunnen zijn of door verwijzing zijn opgenomen via de gebruiksvoorwaarden van de leverancier. Voor onze AI-verwerkers gebruiken wij business-, enterprise- of API-versies waarvan de voorwaarden en/of verwerkersovereenkomst het gebruik van klantcontent voor het trainen van foundation-modellen verbieden. Verwerkers kunnen in beperkte mate operationele metadata bewaren voor misbruikdetectie, beveiliging, dienstverlening en producttelemetrie, in lijn met hun gepubliceerde beleid — zie Artikel 8.3 voor details.

Verwerker / dienstverlener	Doel	Hostingregio	Overdrachtsmechanisme / waarborg
OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI LLC	Generatieve AI voor opstellen, samenvatten, analyse	EU / VS	DPA, SCC's, EU-VS Data Privacy Framework waar van toepassing
Anthropic PBC (Claude)	Generatieve AI voor opstellen, samenvatten, analyse	VS / wereldwijd	Zakelijke voorwaarden en DPA/SCC's waar van toepassing
Microsoft Ireland (Microsoft 365 + Copilot)	E-mail, agenda, documentsamenwerking, AI-assistentie	EU (EU Data Boundary)	—
Fireflies AI Inc.	Vergaderopname en transcriptie	VS	DPA, SCC's, EU-VS Data Privacy Framework waar van toepassing
Notion Labs, Inc.	Interne kennisbank, CMS-content, sollicitaties en geüploade sollicitatiebestanden	VS / wereldwijd, met EU-residentieopties voor daarvoor in aanmerking komende workspaces	DPA en SCC's waar van toepassing
Resend, Inc.	Transactionele e-mailmeldingen vanuit websiteformulieren	VS / wereldwijd	DPA, SCC's, EU-VS Data Privacy Framework waar van toepassing
Slack Technologies, LLC	Interne notificaties voor websiteformulierinzendingen	VS / wereldwijd	DPA en SCC's waar van toepassing
Google LLC	reCAPTCHA-spambeveiliging, Google Analytics na toestemming	Wereldwijd	Google gegevensbeschermingsvoorwaarden en overdrachtswaarborgen waar van toepassing
Pipedrive OÜ	CRM	EU + VS	DPA en EU-VS Data Privacy Framework waar van toepassing
Vercel Inc.	Websitehosting, analytics en prestatiemonitoring	Wereldwijd	DPA en SCC's waar van toepassing
Calendly LLC	Afspraakplanning wanneer u een gesprek boekt	VS / wereldwijd	DPA en SCC's waar van toepassing
Zapier Inc.	Workflowautomatisering	VS	DPA en SCC's waar van toepassing

Wij kunnen aanvullende verwerkers inschakelen naarmate onze tooling evolueert. Wij houden deze lijst aan als het gezaghebbende overzicht en werken deze bij bij materiële wijzigingen. Voor de actuele lijst of om op de hoogte gehouden te worden van wijzigingen, kunt u contact opnemen via admin@waimakers.com.

6.2 Analytics- en marketingproviders

Met uw toestemming laadt onze website analytics- en marketingtools die apparaat-, gebruiks- en online-identificatiegegevens kunnen verwerken voor meting, websiteverbetering en B2B-leadgeneratie. Deze providers kunnen optreden als verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke, afhankelijk van de functie en de toepasselijke juridische voorwaarden.

Provider	Doel	Alleen geladen na cookie-toestemming?
Vercel Analytics en Speed Insights	Websiteanalytics en prestatiemeting	Ja
Google Analytics 4	Websiteanalytics	Ja
Leadfeeder / Dealfront	B2B-bedrijfsherkenning en leadanalytics	Ja
Hotjar	Heatmaps, sessie-opnames en gebruikerservaringanalytics	Ja
LinkedIn Insight Tag	Advertentiemeting, conversietracking en retargeting	Ja

6.3 Professionele Adviseurs

Wij kunnen informatie delen met professionele adviseurs, zoals advocaten, accountants en verzekeraars.

6.4 Bedrijfsoverdrachten

Indien wij betrokken zijn bij een fusie, overname of verkoop van activa, kan uw informatie worden overgedragen als onderdeel van die transactie.

6.5 Wettelijke Vereisten

Wij kunnen informatie openbaar maken indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of in reactie op rechtsgeldige verzoeken van overheidsinstanties.

7. Internationale Doorgifte van Gegevens

Onze activiteiten zijn voornamelijk gevestigd in Nederland, maar wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer wij dit doen, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

EU-standaardcontractbepalingen
Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie
Andere wettelijk goedgekeurde overdrachtsmechanismen

Sommige technologiediensten die wij gebruiken, waaronder bepaalde AI-, analytics-, e-mail- en workflowleveranciers, kunnen persoonsgegevens buiten de EER verwerken. Waar internationale doorgifte plaatsvindt, baseren wij ons op passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen, adequaatheidsbesluiten, het EU-VS Data Privacy Framework waar van toepassing en gegevensbeschermingsvoorwaarden van leveranciers.

Onze website wordt gehost op Vercel, dat gegevens in meerdere regio's wereldwijd kan verwerken. Vercel publiceert gegevensbeschermingsvoorwaarden voor internationale doorgifte.

8. Gebruik van Generatieve AI in Onze Bedrijfsvoering

8.1 AI-Tools Die Wij Gebruiken

Als AI-transformatieconsultancy maken wij gebruik van verschillende AI-tools in onze bedrijfsvoering, waaronder:

Generatieve AI-modellen — OpenAI (ChatGPT Team en OpenAI API), Anthropic's Claude, Microsoft Copilot
Vergaderingstranscriptie — Fireflies.ai en interne tools gebouwd op basis daarvan
CRM- en onderzoeksassistenten — interne tools die bovenstaande AI-leveranciers aanroepen via hun API's
Andere generatieve AI-platforms naarmate onze tooling evolueert

De actuele gezaghebbende lijst van AI-sub-verwerkers wordt bijgehouden in Artikel 6.1 hierboven.

8.2 Hoe Wij AI Gebruiken met Uw Gegevens

Wij kunnen AI-tools gebruiken voor de verwerking van communicatie die u aan ons stuurt (waaronder e-mails) voor doeleinden zoals:

Het analyseren en samenvatten van vergaderingstranscripten
Het opstellen van reacties op vragen
Het genereren van opvolgcommunicatie
Het extraheren en organiseren van informatie voor ons CRM-systeem
Het uitvoeren van stakeholderonderzoek met behulp van door u verstrekte informatie

Onze specifieke AI-workflows omvatten:

Vergaderingsverwerking: Het omzetten van opgenomen vergaderingen naar tekst en het genereren van samenvattingen
Stakeholderonderzoek: Het analyseren van communicatie om uitgebreide profielen op te stellen
CRM-beheer: Het identificeren en bijwerken van contactinformatie en kansen
Opvolgcommunicatie: Het voorbereiden van passende opvolgberichten

8.3 Waarborgen bij AI-Verwerking

Bij het gebruik van deze diensten:

Geven wij prioriteit aan zakelijke/enterprise/API-versies die verbeterde privacybescherming bieden
Hebben wij met elke AI-sub-verwerker een verwerkersovereenkomst van kracht, hetzij separaat ondertekend hetzij door verwijzing opgenomen via de abonnementsvoorwaarden van de leverancier
Verbieden wij onze AI-sub-verwerkers contractueel om hun foundation-modellen te trainen op uw gegevens. Beperkte bewaring voor misbruik-/veiligheidsmonitoring en gede-identificeerde producttelemetrie kan plaatsvinden conform de verwerkersovereenkomst van elke leverancier
Passen wij interne richtlijnen toe die medewerkers verbieden klantgegevens in te voeren in consumentenversies van AI-producten (bijv. ChatGPT Consumer, Claude.ai Consumer) die invoer mogelijk voor training gebruiken
Zorgen wij voor menselijke controle van door AI gegenereerde inhoud voordat deze wordt verzonden of gebruikt
Gebruiken wij deze tools uitsluitend voor gerechtvaardigde zakelijke doeleinden
Passen wij passende beveiligingsmaatregelen toe ter bescherming van gegevens tijdens overdracht en opslag

8.4 Uw Zeggenschap over AI-Verwerking

Wij hechten waarde aan transparantie over ons gebruik van AI. Indien u er de voorkeur aan geeft dat wij uw communicatie niet verwerken met behulp van AI-tools, heeft u het recht bezwaar te maken tegen deze specifieke verwerking. Informeer ons hierover door een e-mail te sturen naar admin@waimakers.com met uw voorkeur, waarna wij uw verzoek zullen inwilligen.

Wanneer wij vergaderingen waaraan u deelneemt opnemen of transcriberen, kondigen wij dit aan in de vergaderuitnodiging en mondeling bij aanvang van het gesprek. U kunt vóór of tijdens de vergadering bezwaar maken, waarna wij de opname uitschakelen.

8.5 Geen Uitsluitend Geautomatiseerde Besluiten

AI-tools ondersteunen ons team, maar nemen niet zelfstandig besluiten over u. Alle uitgaande communicatie, CRM-vermeldingen, onderzoeksuitkomsten en klantdocumenten worden door een mens beoordeeld en goedgekeurd voordat zij worden gebruikt of verzonden. Wij passen geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen toe zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

8.6 Onze Waimakers-AI-Tools (Maia, Emile, Paulito, Kai)

Maia (vergaderintelligentie), Emile (e-mailondersteuning), Paulito (CRM-verrijking) en Kai (onderzoek) zijn Waimakers-gemerkte interfaces die gegevens doorgeven aan de derde-partij foundation-modelleveranciers zoals vermeld in Artikel 6.1. Binnen deze tools vindt geen zelfstandige modeltraining plaats. Voor klantopdrachten waarin deze tools worden ingezet, toetsen wij het beoogde gebruik aan Bijlage III van de EU AI-verordening om eventuele hoog-risico-toepassingen te identificeren en passende waarborgen toe te passen.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verzameld, waaronder:

De duur van onze zakelijke relatie
De periode die noodzakelijk is voor het verlenen van onze diensten
Zolang als nodig om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
Zolang als nodig ter bescherming van onze rechtmatige belangen

Communicatiegegevens van potentiële klanten worden doorgaans bewaard gedurende 2 jaar na het laatste contact, tenzij een zakelijke relatie tot stand komt.

10. Gegevensbeveiliging

Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen ter bescherming van uw persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Deze maatregelen omvatten:

Het gebruik van beveiligde communicatiekanalen
Het implementeren van toegangscontroles
Het trainen van ons team op het gebied van gegevensbescherming
Het gebruik van gerenommeerde dienstverleners met sterke beveiligingspraktijken
Het waarborgen van correcte beveiligingsconfiguraties voor AI-tools

11. Uw Rechten op het Gebied van Gegevensbescherming

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage: Verzoek om toegang tot uw persoonsgegevens
Recht op rectificatie: Verzoek om correctie van onjuiste gegevens
Recht op gegevenswissing: Verzoek om verwijdering van uw gegevens onder bepaalde omstandigheden
Recht op beperking van de verwerking: Verzoek om beperking van de verwerking in specifieke situaties
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Verzoek om een kopie van uw gegevens in een gestructureerd formaat
Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen (inclusief ons gebruik van AI-tools met uw gegevens) of voor directmarketingdoeleinden
Recht op intrekking van toestemming: Toestemming intrekken wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming
Recht om een klacht in te dienen: Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of de toezichthoudende autoriteit in uw woonland

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via admin@waimakers.com. Wij reageren op uw verzoek binnen één maand.

12. Cookies en Vergelijkbare Technologieën

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën op onze website. Voor gedetailleerde informatie verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

13. Wijzigingen in Dit Beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd en bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een meer prominente kennisgeving verstrekken.

14. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via:

WAIMAKERS B.V. (handelend onder de naam WAIMAKERS) Joop Geesinkweg 201-224 1114 AB Amsterdam Nederland E-mail: admin@waimakers.com Telefoon: +31 6 20 08 67 83